Centralino cloud o tradizionale: differenze, costi di gestione e quando conviene
Scegliere tra un centralino cloud e un centralino tradizionale in sede significa decidere chi gestisce l’impianto, come paghi e quanto è facile cambiare. In questa guida trovi le differenze concrete, le voci di costo da mettere a confronto e i casi in cui conviene l’una o l’altra soluzione.
Centralino cloud e centralino tradizionale: cosa sono
Un centralino tradizionale, detto anche on-premise, è un apparato che sta fisicamente in azienda: un armadio o un server in un locale tecnico, collegato alle linee telefoniche e ai telefoni degli uffici. Può essere un vecchio centralino analogico o ISDN, oppure un centralino IP installato su un server di proprietà. In ogni caso il cervello del sistema è in casa tua, e qualcuno deve installarlo, aggiornarlo e ripararlo.
Un centralino cloud, chiamato anche centralino virtuale o cloud PBX, fa lo stesso lavoro ma gira sui server di un fornitore. In ufficio restano solo i telefoni, che possono essere telefoni IP, softphone sul computer o un telefono direttamente nel browser. Le regole (chi risponde, a che ora, cosa sente chi aspetta) si impostano da un portale web, da qualunque luogo.
Le funzioni di base sono le stesse: interni, trasferimenti, code di attesa, menu vocali, orari di apertura, registrazione. La differenza sta in dove vive il sistema, chi ne è responsabile e come si paga. Se vuoi prima capire come funziona la telefonia su internet, parti dalla guida Centralino VoIP: cos’è e come funziona.
Le differenze principali in una tabella
Per avere un quadro d’insieme conviene mettere le due soluzioni una accanto all’altra. La tabella confronta gli aspetti che contano di più nella vita di tutti i giorni, non le schede tecniche.
| Aspetto | Centralino tradizionale (in sede) | Centralino cloud |
|---|---|---|
| Dove sta | In azienda, su un apparato o un server tuo | Sui server del fornitore, raggiunto via internet |
| Investimento iniziale | Acquisto dell’apparato, licenze, installazione | Di solito nessun apparato da comprare |
| Manutenzione | A carico tuo o di un installatore | Aggiornamenti e server a carico del fornitore |
| Modifiche alle regole | Spesso richiedono il tecnico | Da un portale web, in autonomia |
| Lavoro da remoto | Possibile, ma va configurato con VPN o accessi dedicati | Previsto: basta una connessione internet |
| Più sedi | Un apparato per sede o collegamenti tra sedi | Un solo sistema per tutte le sedi |
| Crescita | Limitata dalla capacità dell’apparato e dalle licenze | Aggiungi interni e numeri quando servono |
| Dipendenza da internet | Minore per le chiamate interne | Totale: senza connessione non si telefona |
| Controllo dei dati | In casa, sotto la tua gestione | Presso il fornitore, con le sue garanzie |
Costi di gestione: le voci da mettere a confronto
Il confronto dei costi è il punto in cui si sbaglia più spesso, perché si guarda il prezzo di partenza e non il costo totale negli anni. Un centralino in sede ha un costo iniziale alto e poi spese che arrivano a sorpresa; un centralino cloud ha di solito un costo iniziale basso e spese ricorrenti più prevedibili. Nessuna delle due è automaticamente più economica: dipende da quante persone telefonano, da quanto cambi le regole e da quanto a lungo terrai l’impianto.
Per fare un confronto onesto, metti in fila le voci per lo stesso periodo, per esempio cinque anni, e chiedi un preventivo scritto per ognuna.
- Apparato e licenze: il centralino, le schede per le linee, le licenze per interni e funzioni aggiuntive. Nel cloud questa voce di solito non c’è o è sostituita da un canone.
- Telefoni e cuffie: servono in entrambi i casi, ma con il cloud puoi usare anche softphone e telefono nel browser, riducendo i telefoni fisici.
- Installazione e configurazione: ore di tecnico per mettere in funzione il sistema e preparare menu, code e orari.
- Manutenzione e assistenza: contratto con l’installatore, interventi a chiamata, sostituzione di parti guaste, aggiornamenti di sicurezza.
- Modifiche nel tempo: ogni nuovo interno, orario o messaggio che richiede un intervento esterno ha un costo, anche piccolo.
- Traffico telefonico: il costo delle chiamate verso fissi, cellulari ed estero, che dipende dall’operatore delle linee.
- Energia, spazio e continuità: corrente, gruppo di continuità, climatizzazione del locale tecnico per l’apparato in sede.
- Connettività: una connessione internet adeguata serve sempre per il cloud e, oggi, quasi sempre anche per un centralino IP in sede.
Canone, consumo o credito prepagato: come si paga un centralino cloud
I centralini cloud si pagano in modi diversi. Alcuni fornitori chiedono un canone fisso per interno al mese, con un pacchetto di minuti incluso; altri fanno pagare a consumo, cioè per quello che usi davvero; altri ancora combinano un canone base con voci a consumo. Prima di firmare, verifica cosa è incluso nel canone e cosa viene addebitato a parte, per esempio registrazioni, SMS o risponditori automatici.
Il pagamento a consumo funziona bene quando il traffico varia molto nel corso dell’anno, per esempio per un’attività stagionale o per un call center che lavora a campagne. Il canone fisso è più comodo quando il numero di persone e di chiamate è stabile e vuoi una cifra uguale ogni mese.
In Robottino, per esempio, si usa un credito prepagato: ricarichi un importo con carta, PayPal o bonifico e ogni servizio scala dal saldo secondo il tuo listino, che puoi consultare voce per voce. Nei movimenti vedi ogni addebito e un avviso via email ti segnala quando il credito scende sotto la soglia che scegli, così la spesa resta sotto controllo.
Manutenzione, aggiornamenti e sicurezza
Un centralino in sede è un computer a tutti gli effetti, e come ogni computer va aggiornato. Se l’apparato è esposto su internet, per esempio per i telefoni dei colleghi in trasferta, gli aggiornamenti di sicurezza non sono facoltativi: un centralino trascurato può essere usato da altri per fare chiamate a tuo carico. La responsabilità di tenerlo in ordine è tua o dell’installatore con cui hai un contratto.
Con un centralino cloud la manutenzione dei server, gli aggiornamenti e la protezione della piattaforma sono a carico del fornitore. A te resta la parte che riguarda le persone: password robuste per gli utenti, permessi assegnati con criterio, telefoni configurati correttamente. Conviene anche chiedere al fornitore dove si trovano i server e come tratta i dati, un tema che diventa importante soprattutto se registri le chiamate (ne parliamo nella guida Registrazione delle chiamate e GDPR).
In entrambi i casi c’è il tema della continuità. Un apparato in sede può guastarsi e restare fermo finché arriva il pezzo di ricambio; un servizio cloud dipende dalla tua connessione internet. Nel primo caso aiuta un contratto di assistenza con tempi di intervento chiari, nel secondo una seconda connessione di riserva o la possibilità di girare le chiamate su un cellulare.
Linee, numeri e telefoni: cosa puoi tenere
Chi passa da un centralino tradizionale al cloud si chiede spesso se deve cambiare numero o buttare i telefoni. Nella maggior parte dei casi la risposta è no. I numeri si possono portare presso un operatore VoIP con la portabilità, oppure, se hai già linee SIP, collegarli direttamente al nuovo centralino.
Con Robottino ogni numerazione si collega con i dati SIP del tuo provider telefonico: host, porta, utente e password. Il numero resta tuo e del tuo operatore, e il centralino cloud decide dove mandare le chiamate secondo le regole impostate nel portale.
Per i telefoni, un centralino cloud usa il protocollo SIP, lo stesso dei telefoni IP più diffusi. I vecchi telefoni analogici possono continuare a funzionare con un adattatore, mentre i telefoni proprietari di alcuni centralini tradizionali spesso non sono compatibili. Molti telefoni IP da scrivania si configurano da soli con l’auto-provisioning: inserisci un indirizzo nel telefono e lui scarica la sua configurazione.
- Telefoni IP da scrivania: per chi passa molte ore al telefono e preferisce una cornetta vera.
- Softphone sul computer: un programma che fa da telefono, comodo per chi lavora in mobilità.
- Telefono nel browser: nessuna installazione, servono solo cuffie e microfono. Approfondisci nella guida Telefonare dal browser con WebRTC.
Lavoro da remoto, più sedi e crescita
È qui che il cloud mostra le differenze più evidenti. Con un centralino in sede, un collega che lavora da casa ha bisogno di un accesso dall’esterno, che va configurato e protetto; una seconda sede ha bisogno di un apparato proprio o di un collegamento tra le due. Ogni nuovo interno può richiedere una licenza in più, e quando l’apparato è pieno serve cambiarlo.
Con un centralino cloud chi lavora da casa usa lo stesso interno che usa in ufficio, con le stesse code e le stesse regole. Più sedi diventano un unico centralino, con trasferimenti tra colleghi come se fossero nella stessa stanza. Aggiungere un operatore significa crearlo nel portale e dargli le credenziali.
In Robottino gli operatori lavorano dal pannello operatore, che si apre nel browser con il telefono già integrato e mostra chi sta chiamando, da quale coda e cosa ha già detto. Chi preferisce può usare un softphone o un telefono IP con gli stessi dati SIP: l’ultimo dispositivo registrato sostituisce il precedente.
Dati, registrazioni e report: chi li custodisce
Con un centralino in sede i dati delle chiamate e le registrazioni stanno sul tuo apparato o su un server collegato. Questo dà un controllo diretto, ma ti rende anche responsabile di conservarli, proteggerli e cancellarli quando non servono più. Un disco guasto senza copia significa perdere lo storico.
Con un centralino cloud i dati stanno presso il fornitore. Prima di scegliere, verifica quali report sono disponibili, se puoi esportarli, per quanto tempo vengono tenute le registrazioni e se puoi averne una copia tua. Questo è anche il modo per non restare legato a un fornitore: se i dati si esportano facilmente, cambiare è più semplice.
In Robottino i report delle chiamate si esportano in CSV, Excel o PDF, la conservazione delle registrazioni si sceglie in giorni e il backup copia ogni giorno, settimana o mese il registro chiamate e le registrazioni sul tuo server FTP, SFTP o su un bucket S3. Il backup è una copia: sulla piattaforma non viene cancellato nulla.
Quando conviene un centralino cloud e quando uno tradizionale
Non esiste una risposta unica. Conta come lavori oggi e come pensi di lavorare nei prossimi anni. Ecco alcune situazioni tipiche, da usare come punto di partenza per la tua valutazione.
- Conviene il cloud se hai persone che lavorano da casa o in mobilità, più sedi, un numero di operatori che cambia nel corso dell’anno, o se non hai un tecnico interno che segua il centralino.
- Conviene il cloud se cambi spesso orari, messaggi e instradamenti e vuoi farlo da solo, senza aspettare un intervento.
- Può convenire un centralino in sede se la connessione internet della tua sede è poco affidabile e non hai alternative, o se le chiamate interne tra reparti sono la parte principale del traffico.
- Può convenire tenere un centralino in sede se lo hai acquistato da poco, funziona bene e il contratto di assistenza copre ancora i prossimi anni: in quel caso pianifica il passaggio alla fine del suo ciclo di vita.
- Valuta con attenzione se hai regole interne o di settore che impongono dove devono stare i dati: chiedi al fornitore cloud dove si trovano i server e fatti dare la documentazione.
Come passare dal centralino tradizionale al cloud senza interruzioni
Il passaggio va pianificato per non lasciare i clienti senza risposta. Un ordine pratico è questo.
Fai l’inventario
Elenca numeri, interni, code, menu vocali, orari e trasferimenti di oggi. Spesso emergono regole che nessuno ricordava.
Verifica la connessione
Controlla che la banda e la stabilità della rete reggano le chiamate contemporanee che fai nelle ore di punta.
Ricrea le regole nel nuovo centralino
Imposta orari di apertura e festività, code e menu. Per gli orari trovi una guida dedicata: orari, pause e festività nel centralino.
Prova con chiamate di test
Chiama ogni numero e ogni percorso prima di spostare il traffico reale, anche fuori orario.
Sposta i numeri
Avvia la portabilità o collega le linee SIP esistenti, scegliendo un momento di poco traffico.
Forma gli operatori
Mostra come rispondere, trasferire e mettersi in pausa. Mezz’ora di prova evita molte chiamate perse nei primi giorni.
Domande frequenti
Che differenza c’è tra centralino cloud e centralino tradizionale?
Il centralino tradizionale è un apparato installato in azienda, che gestisci tu o un installatore. Il centralino cloud gira sui server di un fornitore e si configura da un portale web. Le funzioni sono simili; cambiano manutenzione, modo di pagare e facilità di lavorare da remoto.
Un centralino cloud costa meno di uno tradizionale?
Non sempre. Il cloud evita di solito l’acquisto dell’apparato e la manutenzione, ma ha costi ricorrenti. Per saperlo confronta il costo totale su più anni, includendo installazione, assistenza, modifiche, telefoni e traffico.
Posso tenere il mio numero passando al centralino cloud?
Sì, nella maggior parte dei casi. Puoi chiedere la portabilità del numero verso un operatore VoIP oppure, se hai già una linea SIP, collegarla al centralino cloud con i dati forniti dal tuo provider.
Cosa succede se cade la connessione internet?
Con un centralino cloud i telefoni dell’ufficio non possono telefonare finché la connessione non torna. Per ridurre il problema puoi avere una connessione di riserva o lasciare che gli operatori rispondano da un cellulare con un softphone.
Posso usare i telefoni che ho già con un centralino cloud?
Se sono telefoni IP standard SIP, di solito sì. I telefoni analogici funzionano con un adattatore, mentre i telefoni proprietari di alcuni centralini tradizionali spesso non sono compatibili con altri sistemi.
Un centralino cloud è sicuro?
Dipende dal fornitore e da come lo usi. Il fornitore protegge e aggiorna la piattaforma; tu devi usare password robuste, assegnare i permessi con criterio e verificare dove vengono conservati i dati e le registrazioni.