Informativa privacy

Titolare del trattamento

Il titolare è Clounix LTD, Bul. Vitosha 25, 1000 Sofia, Bulgaria, VAT BG203224475.

Per qualsiasi richiesta sulla privacy scrivi a info@clounix.net.

Il responsabile del trattamento per la gestione tecnica e amministrativa del servizio è Dragana Dukic, Via Piemonte 45, Biella (Italia), che agisce secondo le istruzioni del titolare.

Quali dati trattiamo

Non trattiamo categorie particolari di dati personali ai sensi dell’art. 9 del GDPR.

• Dati dell’account: nome, cognome, email, telefono, indirizzo, partita IVA o codice fiscale, dati di fatturazione.
• Dati di utilizzo del servizio: numeri chiamati e chiamanti, data, ora e durata delle chiamate, registrazioni delle chiamate quando il cliente le attiva, messaggi WhatsApp e SMS, esiti e note degli operatori.
• Dati dei chiamanti: numero di telefono e voce registrata, trattati per conto del cliente che usa il servizio.
• Per i wholesale: i dati dei loro clienti finali strettamente necessari a erogare il servizio.
• Dati tecnici: indirizzi IP, log di accesso e di sistema, dispositivo e browser usati.
• Dati del sito: quello che scrivi nel modulo contatti e, solo con il tuo consenso, i cookie descritti più sotto.

Perché li trattiamo

Non usiamo i dati per marketing verso terzi e non facciamo profilazione automatizzata.

• Erogare il centralino, le code, i risponditori AI, la messaggistica e i report: esecuzione del contratto.
• Registrare e archiviare le chiamate quando il cliente lo sceglie: esecuzione del contratto, su istruzione del cliente.
• Fatturare e adempiere agli obblighi fiscali e di legge: obbligo legale.
• Rispondere alle richieste di assistenza e a quelle inviate dal sito: esecuzione del contratto o misure precontrattuali.
• Proteggere il servizio da abusi, frodi e attacchi: legittimo interesse.

Dati degli account Google

Nel portale puoi collegare uno o più account Google in Impostazioni › Integrazioni, oppure accedere con Google. Leggiamo solo quello che serve alla funzione che hai scelto:

• Accedi con Google: il tuo indirizzo email, per riconoscere il tuo account. Non creiamo account nuovi da Google.
• Google Calendar: l’elenco dei tuoi calendari, la disponibilità e gli eventi, per controllare gli orari liberi e creare gli appuntamenti che il risponditore AI fissa al telefono o su WhatsApp.
• Google Ads: gli account pubblicitari, le campagne e i loro costi, per mostrarti nel portale quanto spendi in pubblicità rispetto alle conversioni registrate dai tuoi operatori. In futuro, solo se lo attivi, anche per inviare a Google Ads le conversioni che i tuoi operatori registrano.

Come usiamo i dati di Google

• L’uso e il trasferimento ad altre applicazioni delle informazioni ricevute dalle API di Google rispettano le Google API Services User Data Policy, compresi i requisiti di Limited Use.
• Usiamo i dati di Google solo per offrire e migliorare le funzioni visibili a te nel portale. Non li vendiamo, non li usiamo per pubblicità e non li usiamo per addestrare modelli di intelligenza artificiale.
• Nessuna persona legge i tuoi dati di Google, salvo tuo consenso esplicito, per motivi di sicurezza o per obblighi di legge.
• L’accesso concesso da Google viene conservato cifrato. Quando scolleghi un account dal portale lo cancelliamo e chiediamo a Google di revocarlo.
• Puoi revocare l’accesso in qualsiasi momento anche dal tuo account Google, in Account Google › Sicurezza › App di terze parti.

Dati di Meta e WhatsApp

Se colleghi un numero WhatsApp Business, i messaggi passano attraverso le piattaforme di Meta Platforms. Trattiamo i messaggi, i numeri e i nomi dei contatti solo per mostrarli nel portale, farli gestire ai tuoi operatori o al risponditore AI e conservarne lo storico. Valgono le stesse regole: niente vendita, niente pubblicità, cancellazione su tua richiesta.

Per quanto tempo li conserviamo

• Registrazioni delle chiamate: 7 giorni, poi vengono cancellate.
• Dati dell’account: finché l’account resta attivo, poi per il tempo richiesto dagli obblighi di legge e fiscali.
• Log tecnici: per il periodo minimo necessario alla sicurezza e al funzionamento del servizio.
• Accessi agli account Google e Meta: finché l’account resta collegato.

A chi li comunichiamo

I dati sono trattati dal personale autorizzato e dai fornitori che ci servono per erogare il servizio, ognuno vincolato da un accordo sul trattamento dei dati:

• infrastruttura cloud: DigitalOcean, Amazon Web Services, Google Cloud;
• messaggistica: Meta Platforms, per WhatsApp Business;
• intelligenza artificiale: OpenAI, solo se usi i risponditori AI;
• pagamenti: Stripe e PayPal, per le ricariche del credito.

Trasferimenti fuori dall’Unione europea

Alcuni fornitori, per esempio OpenAI, trattano i dati fuori dall’UE. In questi casi il trasferimento avviene con le garanzie previste dal GDPR, come le clausole contrattuali standard della Commissione europea.

Come proteggiamo i dati

In caso di violazione dei dati personali avvisiamo l’autorità di controllo e, quando previsto, le persone coinvolte, spiegando cosa è successo e cosa abbiamo fatto.

• accessi limitati al minimo necessario e credenziali robuste per il personale;
• cifratura delle comunicazioni tra i sistemi e, dove possibile, dei dati conservati;
• firewall e monitoraggio continuo del traffico;
• backup regolari, prove di ripristino e procedure di disaster recovery;
• registrazione degli accessi e delle operazioni rilevanti;
• aggiornamenti di sicurezza costanti, analisi dei rischi e verifiche periodiche, anche da terze parti qualificate;
• formazione del personale e procedure per gestire incidenti e violazioni di dati.

I tuoi diritti

Puoi chiedere di accedere ai tuoi dati, correggerli, cancellarli, limitarne il trattamento, riceverli in un formato portabile e opporti al trattamento. Scrivi a info@clounix.net: rispondiamo entro 30 giorni.

Se ritieni che il trattamento non rispetti la legge puoi presentare reclamo all’autorità di controllo: in Bulgaria la Commission for Personal Data Protection, in Italia il Garante per la protezione dei dati personali, oppure quella del paese in cui vivi o lavori.

Cookie del sito

Il sito usa cookie tecnici, necessari a farlo funzionare e a ricordare la tua scelta sui cookie. Eventuali cookie di statistica o pubblicità si attivano solo se li accetti dal banner, e puoi cambiare idea in qualsiasi momento.

Modifiche a questa informativa

Se cambiamo questa informativa aggiorniamo la data in cima alla pagina. Per i cambiamenti importanti avvisiamo i clienti via email o nel portale.